Система управления автотранспортом (SIKE.Autopark) – это полный комплекс по автоматизации учета автотранспорта. Неважно предприятие строительной отрасли или транспортный цех предприятия повышать эффективность работы транспорта стало еще проще: навигация и учет в одном решении!

Система управления автотранспортом включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Запись в реестре №2853 от 10.02.2017 произведена на основании приказа Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 09.02.2017 №51

Процессы автоматизации:

1. НСИ и нормирование (подробнее)
2. Контроль документов (подробнее)
3. Планирование перевозок (подробнее)
4. Путевые листы (подробнее)
5. Учет ГСМ (подробнее)
6. Расчеты с заказчиками, распределение затрат (подробнее)
7. Планирование ремонтов (подробнее)
8. Ремонт автотранспорта (подробнее)
9. Учет агрегатов (подробнее)
10. Обмен данными с 1С (подробнее)
11. Стоимость системы (подробнее)
12. Информационно-вычислительное обслуживание (подробнее)

Процессы НСИ и нормирования предназначены для ведения справочной информации, установки разного вида норм. Правильное занесение справочной информации и норм – это основа для корректной работы системы и эффективной работы предприятия.

Справочник автомобилей – это основной справочник системы, в котором отражается вся необходимая информация:

• гос. и гаражный номер;
• марка автомобиля;
• год выпуска;
• нормы расхода топлива;
• данные ПТС/ПСМ, свидетельства о регистрации;
• водители, закрепленные за данным автомобилем

В разделе «Нормы» устанавливаются нормы расхода топлива для автомобиля. Система позволяет вести учет топлива по трем маркам для автомобиля и до трех марок топлива на оборудование.

В разделе «Графики ТО» устанавливаются нормы пробегов (наработки часов) для проведения ТО. Нормы могут быть установлены от общего пробега (наработки) или от последнего ТО. При составлении графика ТО система в соответствии с этими нормами и фактическим пробегом (наработкой) определяет плановую дату проведения ТО.

В разделе «Документы» размещаются скан-копии документов на автомобиль, что позволяет избежать процедуру долгого поиска владельца оригиналов документов для снятия копии, а также полностью предотвратить потерю оригиналов при передаче в другие подразделения для работы.

В многочисленных закладках справочника отражается различная дополнительная информация об автомобиле.

Контроль сроков окончания действия документов на автомобиль ведется на каждом предприятии различными способами. Самый распространенный – создание, печать и приклеивание таблицы на рабочем месте ответственного за контроль. Но таким образом можно контролировать 2, максимум 3 типа документов. Самые распространенные — ОСАГО, водительское удостоверение, диагностическая карта. Но документов, подлежащих контролю, намного больше: ДОПОГ, пропуска, все возможные разрешения на проезд, провоз и т.д.

Планирование перевозок предназначено для составления долгосрочного (месяц) и краткосрочного (сутки) планирования работы транспорта, формирования бюджета перевозок.

Долгосрочное планирование производится последующим параметрам:

• заказчик;
• месяц;
• тип автомобиля;
• груз;
• количество запланированной работы (часы, тонны, километры);
• маршрут.

По данным месячных заявок формируется:

1. потребность в автотранспорте на месяц;
2. плановый бюджет доходов.

Краткосрочное планирование – это детализация долгосрочного планирования. При составлении суточной заявки указываются следующие параметры:

• дата;
• время подачи, время убытия, количество планового времени работы;
• место погрузки и разгрузки;
• сотрудник, в чье распоряжение выделяется автомобиль;
• вес и габариты груза для грузовой техники;
• количество человек для автобусов.

Суточная заявка в автоматическом режиме передается в диспетчерскую для разнарядки.

Выпуск автотранспорта на линию, оформление путевой документации, учет путевых листов, отработанного времени, выполненных объемов работ, формирование различной отчетности, основанной на данных, отраженных в путевых листах – все это очень трудоемкий и ответственный процесс. Чаще всего вся эта работа ложится на плечи диспетчера. Мало кто из руководителей задумывается над тем, сколько времени тратит диспетчер на оформление и переоформление путевых листов, ответы на телефонные звонки заказчика с вопросами о выделенном транспорте и телефоне водителя автомобиля, который должен приехать. Мы проводим такие замеры при обследовании или внедрении системы SIKE.Autopark. Сводные результаты замеров представлены в таблице. Расчет сделан на средний выпуск транспорта в количестве 50 единиц.

Таблица. Ежедневные временные затраты диспетчера на оперативную работу

От 30% до 50% рабочего времени диспетчер тратит на оперативную работу. На работу, которую в современном мире должны, а главное могут выполнять компьютеры. Вот как это реализовано в системе SIKE.Autopark.

При распределении техники по заявкам (разнарядке) ответственному по заявке уходит электронное письмо с информацией о выделенном автомобиле, водителе и его телефоне.

В случае невозможности исполнить заявку в указанное время или Отказе в исполнении ответственному по заявке уходит электронное письмо с предлагаемым временем предоставления автомобиля или отказе. Если заказчик не согласен с предлагаемым изменением, то он может позвонить по указанному в электронном письме телефону и согласовать новое время. Телефон для таких ситуаций не обязательно должен быть диспетчерский. Это может быть телефон старшего диспетчера и/или начальника колонны, отдела, цеха.

Водителям при получении путевого листа выдается копия заявки от заказчика(ов), в которой указаны ФИО и контактные телефоны.

Путевые листы печатаются по данным распределения техники по заявкам. Из системы выходит полностью заполненный путевой лист, в котором диспетчер только должен поставить свою подпись.

Вот как меняются затраты времени диспетчера на оперативную работу после внедрения системы SIKE.Autopark:

Таблица. Ежедневные временные затраты диспетчера на оперативную работу

Автоматизация оперативной деятельности диспетчера позволяет сэкономить до 25% рабочего времени.

У вас может возникнуть закономерный вопрос: раз система выполняет половину работы диспетчера, значит их (диспетчеров) не нужно в таком количестве? Это заблуждение. Диспетчер, помимо выписки путевых листов и формирования отчетов о пробеге и расходе топлива, должен:

• при выдаче путевого листа проверять наличие и действительность водительских документов и разрешений;
• ежедневно заполнять журналы, например, Журнал движения путевых листов;
• предлагать мероприятия по оптимизации работы транспорта;
• контролировать обоснованность расхода топлива;
• не допускать неисполнение графика технического обслуживания;
• в некоторых организациях в обязанности диспетчера входит контроль соблюдения водителями маршрутов по данным системы навигации.

Выполняют ли данную работу Ваши диспетчера?

Учет ГСМ предназначен для учета заправок, расчета нормируемого и фактического расхода топлива, сравнения данных о заправках и расходе топлива.

Расчет фактического и нормируемого расхода топлива производится по данным путевых листов, и норм, установленных для автомобиля. Расчет производится в автоматическом режиме при обработке путевого листа и распределяется по заказчикам в соответствии с выполненной работой. Данное распределение позволяет списать топливо не только в целом по автомобилю, но и по конкретному заказчику, выполненной работе, МВЗ, водителю, грузу.

Расчет расхода топлива производится в полном соответствии с рекомендациями Минтранса РФ.

Заправки подразделяются на:

1. собственные;
2. наличный расчет;
3. безналичный расчет (в том числе по пластиковым картам);
4. сторонние.

При заправках на Комплексных автоматизированных системах управления нефтепродуктообеспечением (КАСУН) возможна организация обмена данными:

1. из SIKE.Autopark в КАСУН информация о путевых листах (номер, ФИО водителя, период, марка и рекомендованное количество топлива);
2. из КАСУН в SIKE.Autopark информация о заправках.

Информация, поступающая из КАСУН, в автоматическом режиме попадает в путевой лист.

Идентификация путевого листа производится по штрих коду.

Такая интеграция позволяет полностью автоматизировать процесс планирования выдачи топлива на АЗС, предотвратить расхождения между данными системы КАСУН и путевыми листами.

Любая отчетность о работе транспорта: будь то расчеты с заказчиками, объемы выполненной работы или перевезенного груза, расход топлива и др., готовится по данным путевых листов (в очень редких случаях отчеты по количеству рейсов и/или расходу топлива формируются по данным системы навигации ГЛОНАСС/GPS). Как же готовятся данные отчеты в компаниях, в которых не автоматизированы процессы эксплуатации?

В большинстве своем необходимую для формирования отчетов информацию из путевых листов диспетчер заносит в таблицу, созданную, чаще всего, в MS Excel. Понятно, что при такой схеме работы диспетчер не сможет сформировать больше 2-3-х отчетов, которые в обязательном порядке должны быть: пробеги, расход ГСМ, отработанное время. Ни о каких объемах выполненных работ, объемах перевозки, аналитике и речи не идет. Эти данные, чаще всего, формирует другой человек, у которого созданы свои таблицы, но информацию этот человек берет из тех же путевых листов. Получается, что для формирования отчетности, необходимой предприятию, задействовано от двух и более человек, которые из одного путевого листа берут разную информацию, зачастую, дублируя информацию. Это ведь временные затраты, которые руководитель не замечает или делает вид, что не замечает. У нас, к сожалению, нет данных по данному виду временных затрат, поэтому мы не сможем представить информацию об этих потерях в цифрах. Просто задумайтесь над этим, обратите внимание на процессы Вашей организации, и вы это увидите.

Что же происходит, если процессы Путевые листы; Учет ГСМ; Расчеты с заказчиками, распределение затрат автоматизированы системой SIKE.Autopark. Диспетчер, обрабатывая путевой лист (занося информацию по спидометрам, заправке, остатках, проделанной работе, отработанному времени, этим он занимался и без системы SIKE.Autopark, поэтому дополнительных временных затрат здесь не появляется), создает базу для формирования как обязательной, так и аналитической отчетности. По окончании обработки путевого листа, достаточно выбрать необходимый отчет, который будет сформирован почти мгновенно.

Составление и соблюдение графика технического обслуживания (Графика ТО) транспортных средств предприятия – это не просто прихоть механика, а исполнение Закона № 196-ФЗ (О БДД), а если конкретно, то абзац 6 пункта 1 Статьи 20 данного Закона «Обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения».

Кроме того, у Графика ТО есть и обратная сторона, финансовая. Затраты на ТО и ремонт автотранспорта составляют от 25% до 50% бюджета транспортного подразделения. Это большие деньги, которые необходимо не только запланировать, но и еще обосновать.

Вот наиболее распространенная схема планирования бюджета ТО и ТР: сумма плановых затрат за прошлый месяц + 10% (иногда вместо плановых затрат берутся фактические затраты). По факту дадут меньше. Почему так происходит? Отгадка проста – подразделение не может обосновать запрашиваемую сумму.

Реально автоматизировать процесс планирования бюджета ремонтов? С помощью системы SIKE.Autopark — реально.

В справочнике автомобилей для каждого транспортного средства указывается норма пробега между ТО. В справочнике «Технологические карты» указываются виды работ и список материалов, необходимых для проведения конкретного типа ремонта. Это и есть основа для формирования бюджета.

Диспетчер, обрабатывая путевые листы, подготавливает основу для расчета количества ТО. При этом никакой дополнительной нагрузки на диспетчера не накладывается.

Дальше производится расчет. По данным справочных значений и фактического пробега каждого автомобиля прогнозируются плановые даты проведения ТО и их стоимость. В результате получается график постановки автомобилей на ТО с конкретными цифрами. При необходимости, можно развернуть каждую позицию графика, чтобы посмотреть из чего сложилась сумма. Обладая такой развернутой информацией, обосновать заявленный бюджет становится проще.

Планирование ТР производится на основании статистики по пробегам и проведенным ремонтам.

Система SIKE.Autopark позволяет сформировать статистику по пробегу/наработке запасных частей как по каждой единице транспорта, так и по марке. Подставляя данные статистики в график проведения ТО, можно, с вероятностью до 80%, сформировать по МТР-ный план в разрезе марок автомобилей. Это и есть обоснование запланированного бюджета ТР.

Автомобиль, как и человек, может заболеть и имя у этого состояния – сломался. А процесс «лечения» — это ремонт, а если еще точнее, то текущий ремонт.

Довольно-таки часто приходится наблюдать у транспортников такую схему проведения ремонтов:

Сломавшийся автомобиль загоняют в рем.зону, ремонтируют. В процессе ремонта со склада получаются необходимые материалы и запчасти. Для списания топлива, которое потратилось во время проведения ремонта, выписывают невыездную путевку.

Или такая:

Водитель автомобиля, работая у заказчика, замечает неисправность, договаривается с заказчиком, что на 1-1,5 часа съездит на базу исправить неисправность. В процессе ремонта со склада получаются материалы и запчасти. По окончании ремонта автомобиль уезжает к заказчику, заказчик подписывает полную смену.

Насколько верны эти процессы с точки зрения налогового учета, наглядно свидетельствуют результаты аудиторской проверки одного нашего клиента, где практиковались обе эти схемы.

Согласно результатам аудиторской проверки расходы на запчасти и ГСМ, потраченные на проведение ремонта, нельзя учитывать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу налога на прибыль, в связи с отсутствием основания для проведения ремонта, а также факта установки полученных со склада материалов, запчастей, ГСМ. Под основанием подразумевается: акт дефектовки/выбраковки запчастей, документ, подтверждающий факт проведения ремонта. Очень неприятная ситуация.

С другой стороны, при таком способе учета ремонтов обосновать отклонение (перерасход) запланированного бюджета ТР становится практически невозможно: нет привязки к транспортному средству, нет взаимосвязи между причиной поломки и установленными запчастями.

Данные проблемы решены в системе SIKE.Autopark. На каждый ремонт выписывается Ремонтный лист, в котором отражается вся необходимая информация, обосновывающая необходимость проведения ремонта, факт установки запчастей, а также факт участия водителя в ремонте.

На основании данных ремонтного листа формируется «Дефектная ведомость», которая прикладывается к ремонтному листу как документ, подтверждающий факт неисправности и установки запчастей.

Под Агрегатом подразумеваются АКБ и шины, но на самом деле в эту группу относятся и огнетушители, и медицинские аптечки.

Агрегаты по сроку эксплуатации делятся на две группы:

1. от пробега;
2. от времени использования.

На каждый агрегат необходимо создавать карточку для отслеживания срока эксплуатации. Процесс этот хоть и несложный, но очень трудоемкий. Если по АКБ карточек немного (чаше всего на автомобиле стоит не более 2-х АКБ), то с шинами дело обстоит намного сложнее. На одном легковом автомобиле может быть установлено, в среднем, от 4-х до 6-ти шин, а на грузовом 10. При парке техники в 50 единиц в обороте находится порядка 400-сот шин, и по каждой необходимо контролировать пробег. Времени на такой контроль тратится много, поэтому многие предприятия обращаются к карточке только в период замены шины. Но, если автоматизировать этот процесс, то контроль можно будет производить ежедневно, уделяя этому не более 20-ти минут рабочего времени.

У АКБ, огнетушителей, аптечек срок эксплуатации исчисляется в месяцах, поэтому заведя карточку в SIKE.Autopark, система сама начинает отсчитывать дни и месяцы, прошедшие с момента выдачи.

У шины срок эксплуатации шин исчисляется в километрах, а для малоездящей техники, например, экскаватора, в месяцах. С экскаватором происходит все так же, как и с АКБ, с остальными шинами еще проще: диспетчер, обрабатывая путевой лист, предоставляет информацию о фактическом пробеге шины, при этом никакой дополнительной нагрузки на диспетчера не ложиться. Ответственный за шины получает новую информацию в момент закрытия путевого листа. Дальше ему остается сформировать соответствующий отчет.

Получается вполне предсказуемый результат: ответственный за ведение карточек шин, создавая карточку в электронном виде в системе SIKE.Autopark, тратит столько же времени, сколько и на бумажное оформление карточки, зато в дальнейшем ему не приходится брать гору отчетов о пробеге автомобиля, чтобы выписать оттуда для каждой шины пробег. На этом экономится до 30 минут рабочего времени на одну шину в месяц, на 200 шин – это 100 часов в месяц (почти пол месяца).

Система SIKE.Autopark поддерживает обмен данными с решениями, разработанными на платформе 1С:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:ЗиУП;
• 1С:БГУ;
• 1С:ЗиУП БУ.

В 1С из SIKE.Autopark передаются:

• поступление ГСМ;
• поступление материалов;
• списание ГСМ;
• списание материалов;
• списание агрегатов;
• табель водителей и ремонтного персонала;
• справочники.

Из 1С в SIKE.Autopark передаются:

• поступление материалов;
• остатки материалов;
• справочники.

Однопользовательская версия 6 000 руб.
Многопользовательская версия 42 000 руб.

При необходимости Вы можете выбрать один из двух вариантов Информационно-вычислительного обслуживания:

1. абонентское обслуживание;
2. доработка системы.

В абонентское обслуживание входит:

• удаленные консультации пользователей по работе в системе по телефону, Skype;
• обновление системы при изменении законодательных актов;
• исправление ошибок, вызванных некорректной работой системы.

Минимальный объем абонентского обслуживания составляет 20 часов в месяц. Стоимость одного часа работы составляет 2 500 руб.

Доработка системы – это внесение изменений в базовую конфигурацию по Вашим заявкам. Доработкой считается:

• разработка/внесение изменений в отчеты;
• разработка/внесение изменений в формы;
• разработка/внесение изменений в алгоритмы.

Стоимость и сроки реализации каждой доработки расцениваются индивидуально в зависимости от сложности доработки.

Инструкцию по установке системы и Инструкцию пользователя можно скачать отсюда